در مقایسه با سایتهای  Static که صرفا مجموعه ای از چند صفحه ثابت است که قابلیت ویرایش و ارتقای آن صرفا توسط طراح سایت امکان پذیر میباشد، سیستم مدیریت محتوای وب که با نام اختصاری WCMS یا Web Content Management System  شناخته می‌شود وجود دارد.

WCMS یک سیستم نرم‌افزاری است که ابزارهای از پیش آماده‌ای برای نوشتن مطالب، درج تصاویر و پیوندها و به‌طور کلی مدیریت یک یا چند وب‌سایت دارد و به کاربران اجازه می‌دهد حتی با دانشی اندک در زمینه‌ی زبان‌های برنامه‌نویسی وب یا زبان‌های نشانه‌گذاری، محتوای وب‌سایت خود را به سادگی ایجاد و مدیریت کنند.

سیستم مدیریت محتوای وب به کاربران غیرفنی اجازه می‌دهد با کمی آموزش، وب‌سایت خود را تغییر دهند. این سیستم‌ها معمولاً نیاز به یک مدیر سیستم و یا یک توسعه‌دهنده‌ی وب (برای راه‌اندازی و افزودن ویژگی‌ها) دارند، اما در درجه‌ی اول، ابزاری برای افراد غیرفنی به شمار می‌روند تا با استفاده از آن بتوانند وب‌سایت خود را نگهداری و مدیریت کنند.

در ادامه با قابلیت های یک سیستم مدیریت محتوای خوب آشنا میشوید:

قابلیت‌ها

سیستم مدیریت محتوای وب برای کنترل مجموعه‌ای پویا از مواد وب، شامل اسناد HTML، تصاویر و دیگر اشکال رسانه به کار می‌رود. سیستم‌های مدیریت محتوا با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند، کنترل و ویرایش و مدیریت جداول زمانی را آسان می‌کنند. یک سیستم مدیریت محتوای وب به طور معمول ویژگی‌های زیر را دارد.

قالب‌های خودکار:  ایجاد قالب‌های خروجی استاندارد ( معمولاً HTML و XML ) که می‌تواند به طور خودکار برای محتوای جدید و موجود به کار رود، اجازه می‌دهد ظاهر تمام مطالب از یک مکان مرکزی تغییر کند.

کنترل دسترسی: بعضی سیستم‌های مدیریت محتوای وب از گروه‌های کاربری پشتیبانی می‌کنند. گروه‌های کاربری اجازه می‌دهند چگونگی تعامل کاربران ثبت‌نام‌شده با سایت را مدیریت کنید. دسترسی به یک صفحه در سایت می‌تواند منحصراً برای یک یا چند گروه باشد. این یعنی به یک کاربر ناشناس (کسی که وارد سیستم نشده)، یا کاربری که وارد شده اما در گروهی که یک صفحه منحصراً در دسترس آن است، عضویت ندارد، اجازه‌ی دسترسی داده نخواهد شد.

گسترش قابل‌قیاس: توانایی توسعه‌ی یک پیاده‌سازی (نصب بر روی یک سرور) در دامنه‌های مختلف، بسته به تنظیمات سرور، در بسیاری سیستم‌های مدیریت محتوای مدرن وجود دارد. همچنین این سیستم‌های مدیریت محتوا ممکن است بتوانند میکروسایت/وب‌پورتال‌هایی در یک سایت اصلی ایجاد کنند.

سادگی ویرایش محتوا: معمولاً وقتی محتوا از ارائه‌ی تصویری یک سایت جدا می‌شود، راحت‌تر و سریع‌تر ویرایش و اداره می‌شود. بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت محتوای وب شامل ابزارهای WYS/WYG هستند که به کاربران غیرفنی امکان ایجاد و ویرایش محتوا را می‌دهد.

مجموعه‌ویژگی‌های قابل‌قیاس: بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت محتوای وب شامل پلاگین یا ماژول‌هایی هستند که به راحتی نصب می‌شوند تا قابلیت‌های یک سایت را توسعه دهند.

استانداردهای ارتقاء وب: سیستم‌های مدیریت محتوای وب فعال، معمولاً آپدیت‌های منظمی دریافت می‌کند که شامل مجموعه‌ویژگی‌های جدیدی است و سیستم را مطابق با استانداردهای رایج وب به روز نگه می‌دارد.

مدیریت گردش‌کار: گردش‌کار فرایند ایجاد چرخه‌ای از وظایف متوالی و موازی است که باید در CMS انجام شود. مثلاً، یک یا چند تولیدکننده‌ی محتوا می‌تواند گزارشی را ارائه کند، اما این گزارش، تا زمانی که یک ویراستار آن را اصلاح و سردبیر آن را تصویب نکند، منتشر نخواهد شد.

همکاری: نرم‌افزار CMS ممکن است به صورت یک پلت‌فرم همکاری عمل کند که امکان بازیابی و کار روی محتوا را توسط یک یا چند کاربرد مجاز فراهم می‌آورد. تغییرات می‌تواند برای انتشار، ردیابی و تصویب باشد یا نادیده گرفته شده و به نسخه‌های قدیمی رجوع شود. دیگر اشکال پیشرفته‌ی همکاری به چندین کاربر اجازه می‌دهد به صورت هم‌زمان در یک جلسه‌ی همکاری، در یک صفحه تغییر (یا نظر) بدهند.

نمایندگی: بعضی نرم‌افزارهای CMS به گروه‌های متفاوت کاربری امتیازات محدودی بر روی محتوای خاصی در یک وب‌سایت اعطا می‌کنند، که مسئولیت مدیریت محتوا را گسترش می‌دهد.

مدیریت اسناد: نرم‌افزار CMS ابزاری برای مدیریت مشارکتی چرخه‌ی عمر یک سند، از زمان ایجاد، در طول بازبینی‌ها، انتشار، بایگانی و امحای سند، فراهم می‌کند.

مجازی‌سازی محتوا: نرم‌افزار CMS ابزاری فراهم می‌کند که به هر کاربر اجازه می‌دهد در یک کپی مجازی از کل یک وب‌سایت، مجموعه‌ی اسناد و/یا پایگاه کد کار کنند. به این ترتیب تغییرات در منابع چندگانه‌ی به هم وابسته، قبل از واگذاری محتوا مشاهده و یا اجرا می‌شود.

به‌اشتراک‌گذاری محتوا: نرم‌افزار CMS اغلب از طریق تولید فیدهای داده‌ای RSS و Atom در توزیع محتوا به سیستم‌های دیگر یاری می‌رساند. همچنین ممکن است به عنوان بخشی از فرایند گردش‌کار، وقتی به روز رسانی صورت گرفته باشد، برای کاربران ایمیل بفرستند.

چندزبانه بودن: توانایی نمایش محتوا به زبان‌های گوناگون.

نسخه‌ها: نرم‌افزار CMS نیز ممکن است مثل سیستم‌های مدیریت اسناد، اجازه‌ی فرایند نسخه‌گذاری را بدهد، که از طریق آن، صفحات داخل یا بیرون WCMS چک می‌شوند، و همچنین کاربران مجاز می‌توانند نسخه‌های قبلی را بازیابی و از یک نقطه‌ی انتخاب‌شده کار خود را ادامه دهند.